「マニュアル作り、何から書けばいいの？」業種別テンプレートで迷わない第一歩を
マニュアルを作ろうと思って、真っ白な画面の前でフリーズした経験、ありませんか？「何から書けばいいんだろう」「この順番で合ってるのかな」——そんな悩みを抱えている方、実はものすごく多いんです。今日は、その最初の一歩を少しだけ軽くするヒントをお伝えできればと思います。
マニュアル作成って、なぜこんなに大変なの？
正直に言いますね。マニュアル作成って、本当に大変です。
「業務のことは頭に入ってるんだけど、いざ文章にしようとすると…」という声、何度聞いたことか。私自身も、最初にマニュアルを作ったときは丸一日かかって、結局3ページしか書けなかった苦い思い出があります。
なぜこんなに大変かというと、マニュアル作成には実は複数のスキルが同時に求められるからなんですよね。
- 業務の流れを整理する「構造化力」
- 読み手の立場で考える「想像力」
- 分かりやすく伝える「文章力」
- 必要な情報を取捨選択する「判断力」
これ、冷静に考えるとかなりハードル高くないですか？
でも、ちょっと待ってください。全部をゼロから自分で考える必要、本当にあるでしょうか？
「型」があるだけで、こんなに楽になる
料理でレシピがあると作りやすいように、マニュアルにも「型」があると格段に作りやすくなります。
例えば、こんな経験ないですか？
誰かが作った既存のマニュアルを参考にしたら、「あ、こういう構成にすればいいのか」とスッと理解できた瞬間。あの感覚です。
業種別のテンプレートって、まさにその「参考になる型」を最初から用意しておくことなんです。
業種によってマニュアルの「正解」は違う
ここで大事なポイントをひとつ。
マニュアルって、業種によって求められるものが全然違うんです。
例えば——
製造業の現場マニュアルなら、作業の順序と安全確認が命。写真や図解が多めで、「この工程を飛ばすと何が起きるか」まで書いてあると、新人さんも安心して作業できます。
小売・サービス業の接客マニュアルは、お客様対応のバリエーションが重要。「こういうお客様にはこう対応」というケーススタディ形式が効果的だったりします。
事務・バックオフィスの業務マニュアルでは、システム操作の手順と、「なぜこの処理が必要か」の背景説明があると、応用が利くようになります。
IT・開発系のマニュアルは、環境構築から始まって、トラブルシューティングまで網羅していると重宝されます。コマンドやコードは、コピペできる形式だと喜ばれますよね。
同じ「マニュアル」でも、読む人が違えば、必要な情報も、最適な構成も変わってくる。当たり前といえば当たり前なんですが、意外と見落としがちなポイントです。
読んでもらえないマニュアルは、マニュアルじゃない
ちょっと厳しいことを言いますね。
どんなに時間をかけて作ったマニュアルでも、読んでもらえなければ意味がないんです。
「せっかく作ったのに誰も見てくれない」 「結局、口頭で説明することになる」 「マニュアルあるの？って聞かれる」
…心当たり、ありませんか？（私はあります。何度も。）
読まれないマニュアルには、だいたい共通点があります。
- 文字がびっしりで、見た瞬間に「うっ」となる
- どこに何が書いてあるか分からない
- 自分の知りたいことがすぐに見つからない
逆に言えば、この逆をやればいいんです。
- 適度な余白と見出しで、視覚的に読みやすく
- 目次や構成で、全体像が把握できるように
- 検索しやすい言葉選びと、章立ての工夫
業種別テンプレートの良いところは、その業種で「よく検索される項目」「つまずきやすいポイント」が既に組み込まれていること。先人の知恵を借りるような感覚ですね。
テンプレートを使うときの3つのコツ
じゃあ実際にテンプレートを活用するとき、どんなことに気をつければいいでしょう？
① まずは「そのまま使ってみる」
最初から自社流にアレンジしようとすると、結局また「何から手をつければ…」状態に戻っちゃいます。まずは型通りに埋めてみる。それだけで、意外と形になるものです。
② 現場の人に「読んでみて」と渡してみる
作った本人には分かりやすくても、実際に使う人には分かりにくい——これ、マニュアルあるあるです。下書き段階で現場の声を聞くと、「ここが分かりにくい」「この情報も欲しい」というフィードバックがもらえます。
③ 完璧を目指さない
これ、本当に大事。最初から100点のマニュアルなんて作れません。60点でいいから公開して、使いながら育てていく。その方が、結果的に「使われるマニュアル」になります。
読み手によってマニュアルを分けるという発想
もうひとつ、ぜひ試してほしいアプローチがあります。
同じ業務でも、読み手によってマニュアルを分けるという考え方です。
例えば「請求書発行業務」のマニュアルを作るとして——
- 新人向け：基本操作を丁寧に、画面キャプチャ多め、「なぜこの作業をするのか」の背景説明付き
- 経験者向け：手順のみシンプルに、イレギュラー対応やショートカット情報を充実
- 管理者向け：全体フローの俯瞰図、チェックポイント、トラブル時のエスカレーション先
全部を1つのマニュアルに詰め込もうとすると、どの層にも中途半端になりがち。思い切って分けてしまうのも手です。
「そんなに何種類も作れないよ！」という声が聞こえてきそうですが、大丈夫。ベースとなる構成（テンプレート）があれば、詳細度を調整するだけなので、ゼロから作るより断然楽です。
業種別テンプレートを自分で作るヒント
「うちの業種にぴったりのテンプレートがない」という方のために、自分で業種別テンプレートの骨格を作るヒントもお伝えしておきますね。
ステップ1：よくある質問を10個書き出す
新人さんや異動してきた人が、最初の1ヶ月でよく聞いてくる質問。これがマニュアルの目次になります。
ステップ2：その質問を「カテゴリ」で分ける
「システム操作」「社内ルール」「取引先対応」など、ざっくりグループ分け。これが章立てになります。
ステップ3：各カテゴリで「最低限これだけは」を決める
全部を網羅しようとせず、「これだけ押さえておけば大丈夫」というエッセンスを先に書く。詳細は後から追加できます。
この3ステップだけでも、「何から書けばいいか分からない」状態からは脱出できるはずです。
マニュアルは「作って終わり」じゃない
最後にひとつだけ。
マニュアルって、作った瞬間から古くなり始めます。業務フローが変わったり、システムがアップデートされたり、もっと良いやり方が見つかったり。
だから、「更新しやすい」ことも大事なポイント。
テンプレートを使うメリットのひとつは、構成が統一されているから、どこを更新すればいいか分かりやすいこと。「あの情報、どこに書いたっけ？」と探し回る時間が減ります。
マニュアル作成は大変ですが、「型」があるだけでぐっと楽になります。業種や読み手に合わせたテンプレートを活用して、まずは60点の下書きから始めてみませんか？完璧じゃなくていいんです。使いながら、みんなで育てていきましょう。
