【プレゼント】新人オンボーディング対応マニュアル
「来週、新しい人が入ってくるらしいよ。」
月曜の朝、上司からさらっとそう言われて、一瞬フリーズした経験はありませんか？ えっ、来週？ パソコンの手配は？ デスクはどこにする？ 名刺の発注って何日かかるんだっけ？ ——頭の中で次々とタスクが浮かんでは消え、結局メモ帳にバーッと書き出してみるものの、当日になって「あ、保険の手続き忘れてた……」なんてことになったり。挙げ句の果てには、新人さんの初日に「すみません、まだパソコン届いてなくて……」と謝るところからスタートする、なんて笑えない話もあったりします。
新しい仲間を迎えるのは本来うれしいことなのに、準備がバタバタだと迎える側も迎えられる側もちょっとモヤモヤしてしまいますよね。実はこの「バタバタ問題」、たった一つのものがあるだけでかなりラクになるんです。それが、オンボーディングのマニュアルです。
そもそも「オンボーディング」って何をすればいいの？
オンボーディングというと少しカタく聞こえますが、要するに「新しく入った人が、スムーズに仕事を始められるように準備すること」です。入社手続きの書類を揃えたり、パソコンやメールアドレスを用意したり、職場のルールを伝えたり。やることは会社によっていろいろですが、ざっくり分けるとこんな感じでしょうか。
入社前の準備として、備品の発注や関係部署への連絡がありますし、入社当日には社内の案内や自己紹介の場づくりがあります。そして入社後しばらくは、業務の引き継ぎや定期的な面談といったフォローが続きます。
「そんなの、うちは毎回やってるよ」と思われるかもしれません。でも、ちょっと振り返ってみてください。それ、毎回同じクオリティでできていますか？ 担当者が変わっても、同じ手順で抜け漏れなくできていますか？ ここが意外と盲点なんです。
「頭の中のマニュアル」が引き起こすトラブル
新人対応がうまくいっている会社でも、その段取りがベテランの「頭の中」にしか存在しないケースは少なくありません。いつも総務の佐藤さんがやってくれるから大丈夫、と思っていたら、佐藤さんがちょうどその週お休みだった。
代わりに対応した人は手順がわからず、名刺の発注先もわからなければ、健康診断の案内をいつ渡すのかも知らない。結果、新人さんの初日は「あれ、まだ届いてないんですよね……」のオンパレードになってしまう。
これ、誰が悪いという話ではないんです。佐藤さんが悪いわけでも、代わりに対応した人が悪いわけでもない。ただ「書いてなかった」だけ。逆に言えば、書いてさえあれば防げることがほとんどなんですよね。
もう一つ、よくある困りごととして「毎回ゼロから考えてしまう」というのがあります。中小企業だと、新しい人が入るのは年に数回ということも珍しくありません。前回の新人受け入れから半年、場合によっては1年以上空いていると、「あのとき何をやったっけ？」と記憶をたどるところからスタートすることになります。
思い出す時間、関係部署に確認する時間、「これで合ってたっけ？」と不安になる時間。こうした見えないコストが積み重なって、本来の業務をじわじわと圧迫していきます。
そして何より困るのは、こうした「抜け漏れ」や「段取り不足」が、新人さんの第一印象に直結してしまうこと。入社初日にデスクが決まっていなかったり、誰に挨拶すればいいのかわからなかったりすると、「あれ、自分の受け入れってあまり歓迎されてないのかな」と不安を感じてしまうこともあります。もちろんそんなつもりはないのに、です。
マニュアルがあると何が変わるのか
では、オンボーディングの手順をマニュアルにしておくと、どんないいことがあるのか。一番大きいのは「安心感」です。何をいつまでにやればいいかが見えるだけで、あの焦りがずいぶん和らぎます。
担当者が誰であっても同じ段取りで進められるので、属人化の心配もなくなります。「佐藤さんがいないとわからない」状態から卒業できるわけです。
それから、マニュアルがあると「改善」がしやすくなるという地味だけど大事なメリットがあります。前回の受け入れで「ここはもう少し早く準備すべきだったな」と思ったことを、マニュアルに反映しておけば、次はもっとスムーズにできる。書いてあるからこそ、直せるんです。頭の中にしかないものは、なかなか改善できません。
新人さんの側から見ても、受け入れ体制がしっかりしている会社は「ちゃんとしてるな」「歓迎されてるな」と感じるものです。最初の印象って、その後の定着にもけっこう影響しますよね。逆に、初日の体験がよかったというだけで「ここで頑張ろう」と思えたりもします。大げさなことをする必要はなくて、ちゃんと準備してくれていた、というだけで十分なんです。
でも、マニュアルを作る時間がない！というあなたへ
ここまで読んで、「マニュアルが大事なのはわかった。でも、それを作る時間がないんだよ！」という声が聞こえてきそうです。わかります。日々の業務に追われながら、ゼロからマニュアルを書き起こすのは正直しんどい。何を書けばいいかもよくわからないし、きれいにまとめようとすると余計に手が止まる。
そこで今回、ギボンズから「新人オンボーディング対応マニュアル」のテンプレートをプレゼントします。
今回は不動産業の会社をモデルにして作成しました。入社前の準備から当日の対応、入社後のフォローまで、一連の流れをひととおり盛り込んでいます。
「いつまでに」「誰が」「何をするか」を御社のルールで書き加えてください。もちろん、そのまま使ってもいいですし、御社の実情に合わせて項目を足したり引いたり、自由に編集してください。不動産業以外の会社さんでも、共通する部分は多いはずです。
ゼロから作るのは大変でも、たたき台があると「ああ、この項目はうちにも必要だな」「ここは要らないから消そう」と、編集モードで取りかかれるのでぐっとハードルが下がります。料理でいえば、レシピを一から考えるのと、レシピ本を見ながらアレンジするのとでは、全然気楽さが違いますよね。それと同じです。
テンプレートは本記事の最後に掲載していますので、ぜひダウンロードしてお使いください。
クールに対応
新しい仲間を迎える準備は、何度やっても意外とバタバタするものです。でも、一度マニュアルという「型」を作っておけば、次からはその型をなぞるだけ。担当が変わっても、時間が空いても、同じクオリティで新人さんを迎えられるようになります。
完璧なマニュアルを作ろうとしなくて大丈夫です。まずはテンプレートをベースに、「うちの場合はこうだな」と書き足していくところから始めてみてください。使いながら育てていけばいいんです。最初は3割くらいの完成度で十分。使ってみて、「次はここも書いておこう」と思ったことを書き加えていけば、だんだん御社にぴったりのマニュアルになっていきます。
新しい人が「この会社に来てよかった」と思える初日を作ること。それは、難しい仕組みや大きなコストがなくても、ちょっとした準備と心配りでできることだと思います。ぜひ、今回のテンプレートをそのきっかけにしてもらえたらうれしいです。
ダウンロードはこちら
下記リンクからダウンロードしてお使いください。ただしこのテンプレートはkintoneをお使いでmanuletを導入している環境にだけ使えます。導入を検討したいかたは是非ご相談ください。
※マニュアルの内容は架空会社のイメージです。
