マニュアルテンプレート、プレゼントします。
「マニュアルって、大事だよね」って、たぶんほとんどの方が思っていると思うんです。
でも、気づけばずっと「作らなきゃリスト」に入れたまま、今日も明日も先送りしている——そんな方、いらっしゃいませんか？
責めているわけじゃないんです。だって、マニュアルって作るのが地味に大変なんですよね。「どんな形式で書けばいいの？」「どこまで詳しく書くの？」「写真は必要？」「そもそも読んでもらえるの？」って、始める前から疑問や不安がどっと押し寄せてくる。
しかも日々の仕事をこなしながらそのパワーを捻出するのは、正直けっこうしんどい。
そんな「マニュアルって大事なのはわかってるけど……」というモヤモヤに、今回は少しだけ向き合ってみたいと思います。それと、ちょっといいお知らせもあるので、ぜひ最後まで読んでみてください。
マニュアルが「なんとなく後回し」になる、本当の理由
マニュアルが後回しになる理由って、実は「忙しいから」だけじゃないと思っています。
よくあるのが、「自分でやった方が早いし、説明するのが面倒」という感覚です。特に長年その仕事をやってきたベテランの方ほど、もう体が覚えている動作をわざわざ言葉にするのって、なんとなくまどろっこしくて億劫ですよね。「こんなの当たり前じゃないか」「説明するまでもない」という気持ちが働いてしまう。
でも、その「当たり前」が実はいちばん大事だったりします。
たとえば居酒屋さんのレジ締め。毎日やっているベテランスタッフにとっては息をするように自然な作業でも、新しく入ったアルバイトの子にとっては「え、次何するんだっけ？」の連続です。聞けない雰囲気だったり、教えてくれる人がたまたまいなかったりすると、ミスが起きやすくなる。マニュアルが一枚あるだけで、そのストレスがぐっと減るんですよね。
もうひとつよく聞くのが、「書いても読んでもらえないんだよね」という諦めです。これ、わかります。せっかく時間をかけて作ったのに、棚の奥に眠っているマニュアル……なんとも切ない。でもこれ、「読んでもらえない」のではなく、「読みに行かなくていいような環境になっていない」ことが多いんです。
必要なときに手元にあること、パッと見てわかること——それが整っているだけで、マニュアルの使われ方はずいぶん変わります。形式や保管場所の工夫だけで、「あのマニュアル、けっこう使えるじゃん」に変わることもあるんです。
そしてもうひとつ、意外と多いのが「どんな構成で書けばいいかわからない」という悩みです。白紙のWordを開いて、「えーっと、まずタイトルを書いて……次は？」ってなってしまう。この「最初の一歩」が重すぎて、結局手が止まってしまう方が本当に多い。
最初のハードルを下げることが、いちばんの近道
マニュアル作りで大切なのは、「完璧を目指さないこと」だと私は思っています。
最初から100点を取ろうとすると、始める前から疲れちゃうんですよね。「抜けがあったらどうしよう」「文章が下手だったら恥ずかしい」——でもそんなことより、まず”存在する”ことの方がずっと大事なんです。60点でも70点でも、あるとないとでは大違い。使いながら育てていけばいい。
そう考えると、まず必要なのは「たたき台」なんです。
何も書いていない白紙じゃなくて、「こういう流れで書いていけばいいんだな」という型があるだけで、一気に書きやすくなります。目次のような骨組みがあれば、あとは肉付けしていくだけ。「書き方」ではなく「埋め方」になるので、ずいぶんハードルが下がる。
自動車整備の会社さんだったら、新人さんに覚えてほしいことの順番ってだいたい決まっていますよね。安全確認のこと、工具の扱い方のこと、先輩への報告の仕方のこと……そういう「当然の流れ」を骨組みにしたテンプレートがあるだけで、「あとは自社流を書き込むだけ」の状態になります。
居酒屋さんのレジ締めマニュアルも同じです。「閉店○分前にやること」「釣り銭の確認手順」「入力のステップ」——この流れさえ型になっていれば、金額や機器の詳細は後から自分たちで書き加えていける。
「テンプレートがある」というのは、そういうことなんです。0から1を作るのが一番大変。1から10にするのは、意外と楽しい作業だったりします。
「テンプレート欲しい」と言ってくれた方に、作ります
さて、ここでお知らせです。
今、お問い合わせいただいた方の中で「テンプレート欲しいな」と言ってくれた方に、ご希望に合わせたマニュアルテンプレートをプレゼントする取り組みをはじめました。
「自動車整備の会社なんだけど、新人教育のマニュアルを作りたくて」でも、「居酒屋をやっているんですが、レジ締めの手順を整理したくて」でも、「パソコンが苦手なスタッフ向けに、簡単な説明書が欲しくて」でも。どんな業種・どんな用途でも大丈夫です。短い時間でヒアリングさせていただいて、そのお仕事に合わせた骨組みを作ります。
ひとつだけお伝えしておきたいのですが、あくまで「テンプレート」です。短い時間で作るものなので、細かい数字やルール、自社独自のやり方などは後から書き加えていただく必要があります。「完成品」ではなく「使いやすい下書き」として受け取っていただければ嬉しいです。
でも、その「使いやすい下書き」があるかないかで、マニュアルが完成する確率はぐっと上がると思っています。白紙を見つめて止まっていた手が、動き出すきっかけになれば——それだけで十分うれしい。
「うちの業種だと難しそうだな」という方もぜひ相談してみてください。意外といろんな業種・場面に対応できます。「こんなこと頼んでいいのかな」なんて遠慮しなくていいですよ。気軽に声をかけてみてください。
ひとつだけ、大事なお知らせ
ただ、このテンプレートには条件がひとつあります。
今回プレゼントするテンプレートは、kintone（キントーン）上でmanulet（マニュレット）を使っている方専用の形式になっています。kintoneはサイボウズ社が提供する業務アプリ作成ツールで、manuletはそのkintone上でマニュアルを作って管理できるプラグインです。
「どちらも使ってないんだけど……」という方、ご安心ください。kintoneもmanuletも、無料でお試しいただけます。まずは試しに使ってみて、「なんかよさそうだな」と感じたらテンプレートも一緒にどうぞ、というくらいの気軽さで大丈夫です。
「kintoneって聞いたことあるけど、むずかしそう……」と思っている方も、意外とシンプルに使い始められるので、これを機にちょっと覗いてみてもらえると嬉しいです。何かわからないことがあればお気軽にご相談ください。
まず「型」から始めてみよう
マニュアルを作ることは、決して大げさな話じゃないと思っています。
「あの仕事、どうやってやるんだっけ？」をなくすこと。「何度も同じことを聞かれる」をなくすこと。新しい人が入ってきたときに、スムーズに仕事を覚えてもらえること。それだけで、職場の空気はちょっとだけ軽くなります。
完璧なマニュアルじゃなくていい。まず「骨組み」を作って、使いながら育てていく——そのくらいの気持ちで始めてみると、意外とすんなりいくこともあります。
「マニュアルって大変そう」と思っていた方に、「あ、意外と始めやすいな」と感じてもらえたら嬉しいです。
テンプレートが気になった方はぜひ気軽にご連絡ください。お問い合わせフォームからでも、SNSのメッセージからでも、なんでもOKです。「テンプレート欲しいです」の一言で大丈夫ですよ。
今日の仕事も、ちょっとだけスムーズになりますように。
